Vedtægter

§1. Foreningens navn er: Havekolonien Sønderskov.

Dens hjemsted er Sønderborg Kommune.

§2. Formål og Virke.

2.1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål udlagte areal matr. nr. 94 og matr. nr. 2475 i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for Kolonihaveforbundet for Danmark og nærværende vedtægt.

2.2. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark og Sønderborg Kreds. Nærværende bestemmelser er at tinglyse som byrde på foreningens areal med påtaleret for Kolonihaveforbundet for Danmark.

2.3. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelserne, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan eller tinglyst deklaration og lignende vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af de i foreningen optagne medlemmer.

§3. Medlemmer.

3.1. Som medlem kan optages både personer, som samtidig med medlemsskabets ikrafttræden, lejer en have (aktive medlemmer) samt personer, som ønsker at overtage en have, når foreningen er i stand til at stille en sådan til rådighed (passive medlemmer).

3.2. Medlemmet skal have fast og lovlig bopæl i Sønderborg Kommune og være tilmeldt Folkeregistret samme sted. Medlemmer skal omgående meddele formand eller kasserer om adresseændring og senest 2 uger efter, at ændringen er sket. I de kommuner, hvor det er et krav, at man bor i kommunen for at kunne erhverve en kolonihave, er medlemmet forpligtet til straks at opsige sit lejemål ved fraflytning fra kommunen. Såfremt dette ikke sker, skal bestyrelsen sende skriftlig opsigelse, almindelig og anbefalet, med opsigelse 14 dage efter, at opsigelsen er fremkommet. Ved sådanne opsigelser/ophævelser forholdes som angivet i generelle bestemmelser for medlemmers investering i og på lejet havelod og nærværende vedtægts §7.

3.3. Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse. Ved ethvert lejeforhold udstedes en lejekontrakt. Lejekontrakten er den til enhver tid gældende standard lejekontrakt udarbejdet af Kolonihaveforbundet for Danmark, hvis bestemmelser sammen med nærværende vedtægt er gældende for lejeforholdet.

3.4. Hvert medlem og denne ægtefælle/samlever må tilsammen ikke besidde mere end én have og kan ikke samtidig være medlem af en anden haveforening under Kolonihaveforbundet for Danmark.

§4. Indskud og hæftelse.

4.1. I forbindelse med optagelse som medlem erlægges et optagelsesgebyr, hvis nærmere størrelse fastsættes af foreningens generalforsamling, og som ikke tilbagebetales ved udtræden.

4.2. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens indgåede gældsforpligtelser, således som disse til enhver tid kan udledes af foreningens regnskabsaflæggelse overfor medlemmerne.

§5. Lejeafgift til foreningen.

5.1. Lejeafgiften for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra de budgetter m.m., som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse. Generalforsamlingen kan endvidere fastsætte engangsbeløb til arbejder i foreningen, såsom kloak, vandledningsnedlæggelse, el-opsætning og lignende. Et sådant engangsbeløb er pligtig ydelse i lejeforholdet.

5.2. Forfalder leje eller anden pligtig pengeydelse, som påhviler medlemmet, til betaling på en helligdag, en lørdag eller Grundlovsdagen, udskydes forfaldsdagen til den følgende hverdag. Betaling anses for rettidigt, når den erlægges senest 3. hverdag efter forfaldsdagen, eller når denne dag er en lørdag, den følgende hverdag.

5.3. Er lejen eller en anden pligtig pengeydelse ikke betalt rettidigt, kan foreningen kræve et gebyr på 100 kr. + tillæg på 2% af det skyldig beløb ud over 1.000 kr. for hver forsinket indbetaling.

5.4.Såfremt leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan forholdes som angivet i nærværende vedtægts §7.

5.5. Foreningen er berettiget til for ethvert krav mod et medlem at søge sig fyldestgjort i den for vedkommende medlems havelod værende bebyggelse, beplantning m.v. forud for alle andre kreditorer.
Nærværende bestemmelse er at tinglyse pantstiftende.

§6. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede.

6.1. Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende indenfor området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.

6.2. Bestyrelsen er berettiget til at fastsætte supplerende bestemmelser, som i givet fald skal godkendes på førstkommende generalforsamling.

6.3. Medlemmet er pligtig at holde sig alle bestemmelser efterrettelig, som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder pålægger området, ligesom medlemmet er pligtig at overholde de i lejekontrakten vedrørende haven indeholdte bestemmelser, samt de bestemmelser, der indeholdes i Kolonihaveforbundets ”Hovedbestemmelser omfattende haveafståelser i kolonihaveområder”. Ved overtrædelse af disse bestemmelser kan der ske ophævelse af lejemålet, jfr. nærværende vedtægts §7.

6.4. Ved ophævelse af lejemål i henhold til denne vedtægts §6 er medlemmet berettiget til, senest 8 dage efter modtagelse af ophævelser, skriftligt at forlange spørgsmålet endeligt afgjort på en generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling.

§7. Opsigelse eller ophævelse af lejemål.

7.1. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har berigtiget restancen senest 14 dage efter, at skriftlig påkrav herom af foreningens bestyrelse er afsendt eller fremsat. Det er dog en forudsætning for ophævelsen af lejeaftalen, at foreningens påkrav skal være afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkelig angives, at lejemålet kan ophæves, hvis lejerestance m.m. ikke betales inden udløbet af den angivne frist.

7.2. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet overlader brugen af havelodden til en anden og trods foreningens indsigelse fortsætter dermed, eller såfremt brugeren af en havelod eller dennes husstand i gøren og laden er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dermed dens øvrige medlemmer.

7.3. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet i væsentlig grad misrøgter den lejede havelod eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området udefra eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens til enhver tid gældende vedtægter og ordensbestemmelser.

7.4. Har medlemmet ikke inden 3 måneder efter opsigelse/ophævelse bortfjernet eller afhændet sin bebyggelse, eller er afhændelsen i strid med bestemmelserne herom, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage have og bebyggelse, og de vilkår overtagelsen skal ske på. Såfremt bebyggelsen ikke kan afhændes i henhold til vurderingen, er bestyrelsen berettiget til at afhænde bebyggelsen bedst muligt. Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift, der er forbundet med opsigelsen og afhændelsen, herunder blandt andet advokatomkostninger, retsgebyrer og lejerestance m.m.. Når opsigelse af eller ophævelse af et medlemskab og lejeaftale sker, er det pågældende medlem pligtig at svare foreningen leje og andre ydelser havelodden vedrørende, indtil denne er fraflyttet og ryddeliggjort, ligesom medlemmet er pligtig at vedligeholde haven i samme periode.

7.5. Afgår medlemmet ved døden før lejemålets udløb, er såvel foreningen som dødsboet berettiget til at opsige lejeaftalen med det for medlemmet gældende opsigelsesvarsel. Dog gælder, at en efterlevende ægtefælle har ret til at fortsætte i lejeaftalen med foreningen, medmindre foreningen gør det antageligt, at den har vægtige grunde til at modsætte sig dette, og at en person, med hvem den afdøde har levet i et ægteskabslignende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldets indtræden, skal have samme ret, for så vidt den pågældende efter foreningens skøn inden for den forløbne tid har taget direkte del i havens pasning og pleje m.m., og under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldets indtræden, og at slægtninge i op- og nedstigende linje har samme ret, såfremt det godtgøres, at de på tilsvarende måde har taget del i havens pasning og pleje. Bestyrelsen inden for foreningen afgør alene, om de ovenfor anførte vilkår er opfyldt.

§8. Pligtarbejde/Fællesarbejde.

8.1. Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer, der ifølge kontrakten hører til området, samt vedligeholdelse af foreningens fællesfaciliteter. Medlemmet har desuden pligt til at holde sin del af vejen uden for egen have.

8.2. Bestyrelsen kan indkalde til pligtarbejde/fællesarbejde. Såfremt medlemmet ikke giver møde, kan bestyrelsen idømme strafgebyr, hvilket gebyr er pligtig ydelse i lejeforholdet.

§9. Generalforsamlingen.

9.1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.

9.2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning og med en dagorden, der i det mindste skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Beretning
3. Årsregnskab med eventuel revisionsberetning
4. Indkomne forslag
5. Godkendelse af budget
6. Valg af formand/kasserer
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
8. Valg af revisorer og suppleanter.
9. Valg af vurderingsudvalg

9.3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer, eller når ¼ del af foreningens medlemmer stiller skriftligt krav om ekstraordinær generalforsamling. Der kan ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling, er repræsenteret.

9.4. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med 14 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling kan dog indkaldes med 8 dages varsel.

9.5. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 1 måned efter regnskabsårets udløb, hvorefter de skal optages på den dagsorden, som udsendes til medlemmerne.

9.6. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem og dennes myndige husstand.

9.7. Hvert havelod har to stemmer.
9.8. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

9.9. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de mødte stemmeberettigede ved simpelt flertal – udtagen når det drejer sig om vedtægtsændringer, hvortil der kræves 2/3 flertal – og når det drejer sig om:
Optagelse af kollektive lån eller ekstraordinære indskud jfr. §5 pkt.5.1 eller haveforeningens eventuelle opløsning. Dertil kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkelig stort, men 2/3 af de afgivne stemmer er gået ind herfor, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.

9.10. Generalforsamlingens protokol underskrives af generalforsamlingens dirigent, sekretær samt på bestyrelses vegne af foreningens formand.

§10. Bestyrelsen.

10.1. Til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger, vælger generalforsamlingen en bestyrelse.,

10.2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2 års periode. Formand og kasserer vælges særskilt – henholdsvis i lige og ulige år.
1 bestyrelsesmedlem vælges i lige år, mens 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i ulige år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.

10.3. Generalforsamlingen vælger desforuden suppleanter efter behov. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges 1 tillidsrepræsentant fra hver have. Undtaget er valg til udvalg under bestyrelsen. Bestyrelses- og suppleantvalg er henholdsvis 2 – og 1 årige. Genvalg kan finde sted. Såfremt formanden eller kassereren afgår indenfor sin valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, såfremt fratrædelse ikke sker umiddelbart før en ordinær generalforsamling.

10.4. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten i bestyrelsen – dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Kan bestyrelsen i tilfælde af et eller flere medlemmers fratrædelse på en og samme gang ikke suppleres op gennem antallet af valgte suppleanter, indkaldes til ny generalforsamling med suppleringsvalg for øje. Suppleringsvalg af denne karakter gælder dog kun for resten af de fratrådtes valgperiode.

10.5. I en af bestyrelsen udarbejdet forretningsorden, fastlægger bestyrelsen selv grundlaget for sit virke m.m., ligesom denne skal indeholde bestemmelser afledet af vedtægtens §9.

10.6. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori en med denne beslægtet person er impliceret eller på anden må er personligt interesseret.

10.7. Der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Protokollen underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i møderne.

10.8. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i denne fravær næstformanden så ofte, anledning skønnes at foreligge, eller når et medlem af bestyrelsen måtte begære det.

10.9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af dens medlemmer er tilstede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Bestyrelsen afgør og pådømmer mulige tvivlsspørgsmål mellem medlemmerne.

10.10. Udebliver et medlem af bestyrelsen uden anmeldt og gyldig grund fra 3 på hinanden følgende møder, udgår vedkommende af bestyrelsen, og 1. Suppleanten indkaldes,
jfr. punkt 10.4.

10.11. Kassereren indsætter alle indkomne penge i pengeinstitut, og den kontante beholdning må ikke overstige det af generalforsamlingen fastsatte beløb. Kassereren kan kun hæve penge i pengeinstitut med bestyrelsens godkendelse. Kassereren kan kautionsforsikres, og forsikringens omfang bestemmes af bestyrelsen. Præmien betales af foreningen.

10.12. Formand og kasserers samt evt. øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger dækkes af foreningen. Omkostninger såsom telefon, kontorhold, kørsel m.v.. Beløbenes størrelse fastsættes af generalforsamlingen.

§11. Tegningsret.

11.1. I forhold udadtil tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab.

§12. Regnskab og revision.

12.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Årsregnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og før offentliggørelse være underskrevet af de valgte revisorer i sin helhed.

12.2. For en 2 års periode vælger generalforsamlingen 2 revisorer, og for 1 år 2 revisorsuppleanter. Det påhviler de valgte revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol over de bemærkninger, revisionsarbejdet giver anledning til.

12.3. Årsregnskabets indhold skal være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Revisorerne foretager mindst et uanmeldt kasseeftersyn pr. år.

§13. Foreningens opløsning.

13.1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til et andet haveområde, vil foreningens formue være at overføre til den forening, som viderefører det nye haveområde og med samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.

13.2. Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører med at drive kolonihaver, vælges 2 likvidatorer, som forestår betalingen af de beløb, såsom forudbetalt haveleje m.m. med fradrag af gæld såvel fra foreningens som medlemmernes side.
Den resterende formue udbetales til retablering af en haveforening med samme formål som Havekolonien Sønderskov.

13.3. Foreningen kan ikke opløses, så længe kontrakten med Sønderborg Kommune og Kolonihaveforbundets Sønderborgkreds er løbende.

§14. Vedtægtsændringer.

14.1. Ændringer i foranstående vedtægt skal indsendes til Kolonihaveforbundet for Danmark til udtalelse forinden generalforsamlingens behandling.

Denne vedtægt er vedtaget på foreningens generalforsamling d. 12. Maj 2001.