Vedtægter for Sønderskov Kolonihaveforening.
(for kolonihaver på lejet jord)
§ 1. Haveforeningens navn og stiftelse
1. Foreningens navn er Sønderskov Kolonihaveforening. Foreningens hjemsted er Sønderborg
Kommune.
2. Foreningen er stiftet 1947.
§ 2. Formål og virke
1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det lejede areal på matrikel nr. 94 og matrikel
nr. 2475 til kolonihaveformål i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund
herfor samt for området i sin helhed og regler indeholdt i vedtægt for kreds Sønderjylland og
Kolonihaveforbundet.
2. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser i en byplan, lokalplan, tinglyst
deklaration og lignende for området og for de enkelte haver, overholdes og respekteres af
foreningens medlemmer.
3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds.
Dette medfører en forpligtelse til at følge Kolonihaveforbundets regler samt beslutninger truffet af
Kolonihaveforbundets kompetente organer.
§ 3. Definitioner
1. Som medlem af foreningen anses den eller de personer (herunder medlejere), som har skrevet
under på en lejekontrakt.
§ 4. Medlemmer
1. Som medlem og medlejer kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved
medlemskabets indgåelse.
2. Medlemmet skal til enhver tid kunne dokumentere at have fast og lovlig bopæl i Sønderborg
Kommune og være tilmeldt Folkeregistret samme sted.
3. Medlemsskabet og lejeretten er personlig, og derfor kan haven under ingen omstændigheder lejes
ud. Et medlem, der har haft haven i et år, har lov til at kort-tids-udlåne sin kolonihave i
sammenlagt 3 uger pr. år. Bestyrelsen kan give dispensation til længere perioder. Medlemmet har
ansvaret for, at gæsten overholder foreningens regler. Bestyrelsen skal altid underrettes om de
navngivne personer, som haven udlånes til. Hvis der gentagne gange træffes personer på et
medlems havelod, og medlemmet ikke selv er til stede, er bestyrelsen berettiget til at bortvise de
pågældende fra haveloddet. Hvis et medlem ikke overholder reglerne om udlån, kan lejemålet
ophæves.
4. Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten, se dog
reglerne i § 4.4-.4.6. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge
de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse
på ventelisten.
Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer (medlejer) på en eksisterende lejekontrakt sammen
med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2
år), en myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød
ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og den nye lejer i
øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen. Der kan ikke optages andre personer end
de ovennævnte på en eksisterende lejekontrakt, hvis der er venteliste i foreningen.
5. Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i
mere end 2 år) en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere
afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis
personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har
ikke ret til at overdrage lejemålet til andre end de ovennævnte, hvis der er venteliste i foreningen.
6. Ved dødsfald fortsætter en evt. medlejer lejemålet. Hvis lejer stod alene på lejekontrakten, har en
efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen. En samlever i mere end 2
år har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En
myndig slægtning i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød
ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem har endvidere ret til at
få overdraget lejemålet. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at
det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.
7. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og
medlemmet.
8. Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Der kan registreres en lejer
samt en medlejer. Medlem og medlejer er ligestillede, og har samme rettigheder og forpligtelser
overfor foreningen. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk
person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som ufyldestgjort panthaver. Dette
medlem skal betale haveleje og andre beløb, der opkræves af foreningen, frem til det tidspunkt,
hvor havelodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på
havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens
generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra auktionsdagen overdrage havelodden til en
person, som opfylder kravene i stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6
måneder fra auktionsdagen, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de
vilkår, overtagelsen skal ske på.
9. Medlemskabet ophører ved medlemmets opsigelse eller foreningens ophævelse af lejemålet efter
reglerne i medlemmets lejekontrakt.
§ 5. Hæftelse
1. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtelser.
§ 6. Medlemskapitalen
1. Generalforsamlingen fastsætter pr. regnskabsårets begyndelse haveloddernes andel i
foreningskapitalen. Ved optagelse af et nyt medlem medtages haveloddens således opgjorte andel i
foreningskapitalen ved fastsættelsen af bebyggelsens værdi.
§ 7. Leje og andre pligtige pengeydelser
1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af
foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse.
2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks.
kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig
pengeydelse i lejeforholdet.
3. Generalforsamlingen – eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil – kan fastsætte en bod
for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra
fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til
at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af
generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter
reglerne i medlemmets lejekontrakt.
§ 8. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede
1. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil – fastsætter
ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin
bestyrelse skal forvalte og administrere.
2. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil – fastsætter regler
om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af
haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihaveforbundets
havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er
tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og
gartner skal betales af lejer. Betaling af konsulentrapport og evt. gartner er en pligtig pengeydelse i
lejeforholdet.
§ 9. Fællesarbejde
1. Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde.
2. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod, hvis størrelse er
fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil. Pålagt bod
betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§ 10. Generalforsamling
1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 2 måneder efter regnskabsårets
afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:
• Valg af dirigent og referent.
• Beretning.
• Årsregnskab med evt. revisionsberetning.
• Indkomne forslag.
• Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje
• Valg af formand/kasserer.
• Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
• Valg af interne revisorer og suppleanter.
• (evt.) Valg af ekstern revisor.
• (evt.) Valg af vurderingsudvalg.
3. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen pr. mail og ved opslag på Sønderskov
Haveforenings hjemmeside og på informationstavlen ved Fælleshuset med mindst 14 dages varsel.
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 30 dage
efter regnskabsårets afslutning. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne
4. senest 14 dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers
tilstedeværelse.
5. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes
ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret.
6. Der kan afgives 2 stemmer pr. havelod
7. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt
8. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer. Skal der
stemmes om forslag til:
• Vedtægtsændring
• Optagelse af kollektive lån
• Ekstraordinære indskud
• Haveforeningens opløsning
kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind
for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for
forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage
forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
9. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand.
10. Referatet offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.
§ 11. Ekstraordinær generalforsamling
1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens
medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 25 % af foreningens udlejede
haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.
3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes pr. mail, ved opslag på Sønderskov Haveforenings
hjemmeside og på opslagstavlen ved Fælleshuset med mindst 7 dages varsel. Bestyrelsen er i de i
stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra
beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes
tidligst 1 uge og senest 3 uger efter indkaldelsen.
4. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men
bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen.
De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.
5. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter stk. 2, kan kun træffes,
hvis mindst 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede.
6. Bestemmelserne i § 10, stk. 5-10 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.
§ 12. Bestyrelsen
1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse. En opstillet, som er
forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har
afgivet en skriftlig erklæring herom.
2. Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for at generalforsamlingens
beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at foreningen overholder regler, som
er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, en lokalplan eller en lejekontrakt.
Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt,
henholdsvis i lige og ulige år. 1 bestyrelsesmedlem vælges i lige år og 2 i ulige år. Bestyrelsen
3. konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger suppleanter
efter behov.
4. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af
foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.
5. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsperson og suppleant kan kun vælges én
repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg
under bestyrelsen.
6. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i
bestyrelsen – dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller
kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis
fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.
7. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder
indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot eet
medlem af bestyrelsen begærer det.
8. Bestyrelsen har mandat til at ophæve medlemmer, som handler i strid med medlemmets
lejekontrakt, foreningens vedtægter og ordensregler eller bestemmelser pålagt området udefra.
9. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne
beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
10. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
11. Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når
de omhandler personsager.
12. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over
midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
13. Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til
telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
14. Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen
15. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme
erstatningspådragende handlinger,
b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med
administration af foreningens midler,
c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved
uagtsomme ansvarspådragende handlinger,
d) en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand
e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i
foreningen.
§ 13. Vurderingsudvalg
1. Medmindre kredsen foretager alle vurderinger i foreningen skal generalforsamlingen vælge et
eller flere vurderingsudvalg blandt foreningens medlemmer til at foretage vurderinger efter
Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestyrelsen. En
opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt
vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. Hvis man ikke kan vælge et
vurderingsudvalg kan generalforsamlingen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en anden
haveforenings vurderingsudvalg eller et vurderingsudvalg nedsat på tværs af kredsen om at
foretage vurderinger i foreningen. I så fald skal også disse vurderinger foretages efter
Kolonihaveforbundets vurderingsregler.
2. Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for en 2-årig periode.
Medlemmerne i vurderingsudvalget må ikke udgøre eller bestå af et flertal i bestyrelsen.
Vurderingsformand vælges særskilt i lige år. 2 vurderingsudvalgsmedlemmer vælges i ulige år.
3. En vurderingsperson må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne
beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
4. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger, medmindre gebyret er fastsat
generelt for kredsen.
5. Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, hvilke perioder, der kan foretages vurdering (hele
året, kun sæson eller lignende).
6. Vurdering skal aftales senest 2 uger efter anmodning om vurdering er fremsat.
§ 14. Klagemuligheder
1. Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsankeudvalg, jf. kredsvedtægtens § 8, stk. 2.
Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter og kan ikke påklages.
§ 15. Tavshedspligt og persondata
1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med
hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får
indseende i under deres arbejde for foreningen.
2. Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af
foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt en evt. køber.
3. Bestyrelsen har ansvaret for foreningens overholdelse af reglerne i persondataforordningen.
Bestyrelsen beskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens
persondatafortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens
persondatapolitik.
§ 16. Tegningsret
1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal
tegningsretten altid bestå af mindst 2 personer. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden
foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.
§ 17. Regnskab og revision
1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
2. Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af
en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt
til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i
overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan
bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret
revisor.
5. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.
6. Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol
med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
7. Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte
både kontantbeholdning og bankindeståender.
§ 18. Foreningens opløsning
1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens
virke overføres til en anden haveforening, skal foreningens formue overføres til den forening, som
viderefører foreningen med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.
2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2
likvidatorer.
3. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder, som har en eller flere lejere,
der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.
4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.
Vedtaget på generalforsamlingen den 10. marts 2019
Formand: Mads Hansen
Kasserer: Finn Sigfusson
Tove Boysen
Torben Baun Madsen
Flemming Boye
Vedtægter
§1. Foreningens navn er: Havekolonien Sønderskov.
Dens hjemsted er Sønderborg Kommune.
§2. Formål og Virke.
2.1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål udlagte areal matr. nr. 94 og matr. nr. 2475 i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for Kolonihaveforbundet for Danmark og nærværende vedtægt.
2.2. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark og Sønderborg Kreds. Nærværende bestemmelser er at tinglyse som byrde på foreningens areal med påtaleret for Kolonihaveforbundet for Danmark.
2.3. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelserne, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan eller tinglyst deklaration og lignende vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af de i foreningen optagne medlemmer.
§3. Medlemmer.
3.1. Som medlem kan optages både personer, som samtidig med medlemsskabets ikrafttræden, lejer en have (aktive medlemmer) samt personer, som ønsker at overtage en have, når foreningen er i stand til at stille en sådan til rådighed (passive medlemmer).
3.2. Medlemmet skal have fast og lovlig bopæl i Sønderborg Kommune og være tilmeldt Folkeregistret samme sted. Medlemmer skal omgående meddele formand eller kasserer om adresseændring og senest 2 uger efter, at ændringen er sket. I de kommuner, hvor det er et krav, at man bor i kommunen for at kunne erhverve en kolonihave, er medlemmet forpligtet til straks at opsige sit lejemål ved fraflytning fra kommunen. Såfremt dette ikke sker, skal bestyrelsen sende skriftlig opsigelse, almindelig og anbefalet, med opsigelse 14 dage efter, at opsigelsen er fremkommet. Ved sådanne opsigelser/ophævelser forholdes som angivet i generelle bestemmelser for medlemmers investering i og på lejet havelod og nærværende vedtægts §7.3.3. Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse. Ved ethvert lejeforhold udstedes en lejekontrakt. Lejekontrakten er den til enhver tid gældende standard lejekontrakt udarbejdet af Kolonihaveforbundet for Danmark, hvis bestemmelser sammen med nærværende vedtægt er gældende for lejeforholdet.
3.4. Hvert medlem og denne ægtefælle/samlever må tilsammen ikke besidde mere end én have og kan ikke samtidig være medlem af en anden haveforening under Kolonihaveforbundet for Danmark.
§4. Indskud og hæftelse.
4.1. I forbindelse med optagelse som medlem erlægges et optagelsesgebyr, hvis nærmere størrelse fastsættes af foreningens generalforsamling, og som ikke tilbagebetales ved udtræden.
4.2. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens indgåede gældsforpligtelser, således som disse til enhver tid kan udledes af foreningens regnskabsaflæggelse overfor medlemmerne.
§5. Lejeafgift til foreningen.
5.1. Lejeafgiften for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra de budgetter m.m., som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse. Generalforsamlingen kan endvidere fastsætte engangsbeløb til arbejder i foreningen, såsom kloak, vandledningsnedlæggelse, el-opsætning og lignende. Et sådant engangsbeløb er pligtig ydelse i lejeforholdet.
5.2. Forfalder leje eller anden pligtig pengeydelse, som påhviler medlemmet, til betaling på en helligdag, en lørdag eller Grundlovsdagen, udskydes forfaldsdagen til den følgende hverdag. Betaling anses for rettidigt, når den erlægges senest 3. hverdag efter forfaldsdagen, eller når denne dag er en lørdag, den følgende hverdag.
5.3. Er lejen eller en anden pligtig pengeydelse ikke betalt rettidigt, kan foreningen kræve et gebyr på 100 kr. + tillæg på 2% af det skyldig beløb ud over 1.000 kr. for hver forsinket indbetaling.
5.4.Såfremt leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan forholdes som angivet i nærværende vedtægts§7.
5.5. Foreningen er berettiget til for ethvert krav mod et medlem at søge sig fyldestgjort i den for vedkommende medlems havelod værende bebyggelse, beplantning m.v. forud for alle andre kreditorer.
Nærværende bestemmelse er at tinglyse pantstiftende.
§6. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede.
6.1. Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende indenfor området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
6.2. Bestyrelsen er berettiget til at fastsætte supplerende bestemmelser, som i givet fald skal godkendes på førstkommende generalforsamling.
6.3. Medlemmet er pligtig at holde sig alle bestemmelser efterrettelig, som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder pålægger området, ligesom medlemmet er pligtig at overholde de i lejekontrakten vedrørende haven indeholdte bestemmelser, samt de bestemmelser, der indeholdes i Kolonihaveforbundets ”Hovedbestemmelser omfattende haveafståelser i kolonihaveområder”. Ved overtrædelse af disse bestemmelser kan der ske ophævelse af lejemålet, jfr. nærværende vedtægts §7.
6.4. Ved ophævelse af lejemål i henhold til denne vedtægts §6 er medlemmet berettiget til, senest 8 dage efter modtagelse af ophævelser, skriftligt at forlange spørgsmålet endeligt afgjort på en generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling.
§7. Opsigelse eller ophævelse af lejemål.
7.1. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har berigtiget restancen senest 14 dage efter, at skriftlig påkrav herom af foreningens bestyrelse er afsendt eller fremsat. Det er dog en forudsætning for ophævelsen af lejeaftalen, at foreningens påkrav skal være afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkelig angives, at lejemålet kan ophæves, hvis lejerestance m.m. ikke betales inden udløbet af den angivne frist.
7.2. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet overlader brugen af havelodden til en anden og trods foreningens indsigelse fortsætter dermed, eller såfremt brugeren af en havelod eller dennes husstand i gøren og laden er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dermed dens øvrige medlemmer.
7.3. Foreningens bestyrelse er berettiget til at foretage ophævelse af den indgåede lejeaftale, såfremt medlemmet i væsentlig grad misrøgter den lejede havelod eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området udefra eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens til enhver tid gældende vedtægter og ordensbestemmelser.
7.4. Har medlemmet ikke inden 3 måneder efter opsigelse/ophævelse bortfjernet eller afhændet sin bebyggelse, eller er afhændelsen i strid med bestemmelserne herom, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage have og bebyggelse, og de vilkår overtagelsen skal ske på. Såfremt bebyggelsen ikke kan afhændes i henhold til vurderingen, er bestyrelsen berettiget til at afhænde bebyggelsen bedst muligt. Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift, der er forbundet med opsigelsen og afhændelsen, herunder blandt andet advokatomkostninger, retsgebyrer og lejerestance m.m.. Når opsigelse af eller ophævelse af et medlemskab og lejeaftale sker, er det pågældende medlem pligtig at svare foreningen leje og andre ydelser havelodden vedrørende, indtil denne er fraflyttet og ryddeliggjort, ligesom medlemmet er pligtig at vedligeholde haven i samme periode.
7.5. Afgår medlemmet ved døden før lejemålets udløb, er såvel foreningen som dødsboet berettiget til at opsige lejeaftalen med det for medlemmet gældende opsigelsesvarsel. Dog gælder, at en efterlevende ægtefælle har ret til at fortsætte i lejeaftalen med foreningen, medmindre foreningen gør det antageligt, at den har vægtige grunde til at modsætte sig dette, og at en person, med hvem denafdøde har levet i et ægteskabslignende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldets indtræden, skal have samme ret, for så vidt den pågældende efter foreningens skøn inden for den forløbne tid har taget direkte del i havens pasning og pleje m.m., og under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldets indtræden, og at slægtninge i op- og nedstigende linje har samme ret, såfremt det godtgøres, at de på tilsvarende måde har taget del i havens pasning og pleje. Bestyrelsen inden for foreningen afgør alene, om de ovenfor anførte vilkår er opfyldt.
§8. Pligtarbejde/Fællesarbejde.
8.1. Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer, der ifølge kontrakten hører til området, samt vedligeholdelse af foreningens fællesfaciliteter. Medlemmet har desuden pligt til at holde sin del af vejen uden for egen have.
8.2. Bestyrelsen kan indkalde til pligtarbejde/fællesarbejde. Såfremt medlemmet ikke givermøde, kan bestyrelsen idømme strafgebyr, hvilket gebyr er pligtig ydelse i lejeforholdet.
§9. Generalforsamlingen.
9.1. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
9.2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning og med en dagorden, der i det mindste skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Beretning
3. Årsregnskab med eventuel revisionsberetning
4. Indkomne forslag
5. Godkendelse af budget
6. Valg af formand/kasserer
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
8. Valg af revisorer og suppleanter.
9. Valg af vurderingsudvalg
9.3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer, eller når ¼ del af foreningens medlemmer stiller skriftligt krav om ekstraordinær generalforsamling. Der kan ikke træffes nogen beslutning, hvis ikke mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling, er repræsenteret.
9.4. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med 14 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling kan dog indkaldes med 8 dages varsel.
9.5. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 1 måned efter regnskabsårets udløb, hvorefter de skal optages på den dagsorden, som udsendes til medlemmerne.
9.6. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem og dennes myndige husstand.
9.7. Hvert havelod har to stemmer.
9.8. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
9.9. Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de mødte stemmeberettigede ved simpelt flertal – udtagen når det drejer sig om vedtægtsændringer, hvortil der kræves 2/3 flertal – og når det drejer sig om:
Optagelse af kollektive lån eller ekstraordinære indskud jfr. §5 pkt.5.1 eller haveforeningens eventuelle opløsning. Dertil kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne har givet fremmøde, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkelig stort, men 2/3 af de afgivne stemmer er gået ind herfor, kan der indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
9.10. Generalforsamlingens protokol underskrives af generalforsamlingens dirigent, sekretær samt på bestyrelses vegne af foreningens formand.
§10. Bestyrelsen.
10.1. Til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger, vælger generalforsamlingen en bestyrelse.,
10.2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2 års periode. Formand og kasserer vælges særskilt – henholdsvis i lige og ulige år.
1 bestyrelsesmedlem vælges i lige år, mens 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i ulige år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
10.3. Generalforsamlingen vælger desforuden suppleanter efter behov. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges 1 tillidsrepræsentant fra hver have. Undtaget er valg til udvalg under bestyrelsen. Bestyrelses- og suppleantvalg er henholdsvis 2 – og 1 årige. Genvalg kan finde sted. Såfremt formanden eller kassereren afgår indenfor sin valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, såfremt fratrædelse ikke sker umiddelbart før en ordinær generalforsamling.
10.4. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten i bestyrelsen – dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Kan bestyrelsen i tilfælde af et eller flere medlemmers fratrædelse på en og samme gang ikke suppleres op gennem antallet af valgte suppleanter, indkaldes til ny generalforsamling med suppleringsvalg for øje. Suppleringsvalg af denne karakter gælder dog kun for resten af de fratrådtes valgperiode.
10.5. I en af bestyrelsen udarbejdet forretningsorden, fastlægger bestyrelsen selv grundlaget for sit virke m.m., ligesom denne skal indeholde bestemmelser afledet af vedtægtens §9.
10.6. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori en med denne beslægtet person er impliceret eller på anden må er personligt interesseret.
10.7. Der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Protokollen underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i møderne.
10.8. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller i denne fravær næstformanden så ofte, anledning skønnes at foreligge, eller når et medlem af bestyrelsen måtte begære det.
10.9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af dens medlemmer er tilstede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Bestyrelsen afgør og pådømmer mulige tvivlsspørgsmål mellem medlemmerne.
10.10. Udebliver et medlem af bestyrelsen uden anmeldt og gyldig grund fra 3 på hinanden følgende møder, udgår vedkommende af bestyrelsen, og 1. Suppleanten indkaldes,
jfr. punkt 10.4.
10.11. Kassereren indsætter alle indkomne penge i pengeinstitut, og den kontante beholdning må ikke overstige det af generalforsamlingenfastsatte beløb. Kassereren kan kun hæve penge i pengeinstitut med bestyrelsens godkendelse. Kassereren kan kautionsforsikres, og forsikringens omfang bestemmes af bestyrelsen. Præmien betales af foreningen.
10.12. Formand og kasserers samt evt. øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger dækkes af foreningen. Omkostninger såsom telefon, kontorhold, kørsel m.v.. Beløbenes størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
§11. Tegningsret.
11.1. I forhold udadtil tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab.
§12. Regnskab og revision.
12.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Årsregnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og før offentliggørelse være underskrevet af de valgte revisorer i sin helhed.
12.2. For en 2 års periode vælger generalforsamlingen 2 revisorer, og for 1 år 2 revisorsuppleanter. Det påhviler de valgte revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol over de bemærkninger, revisionsarbejdet giver anledning til.
12.3. Årsregnskabets indhold skal være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Revisorerne foretager mindst et uanmeldt kasseeftersyn pr. år.
§13. Foreningens opløsning.
13.1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til et andet haveområde, vil foreningens formue være at overføre til den forening, som viderefører det nye haveområde og med samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.
13.2. Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører med at drive kolonihaver, vælges 2 likvidatorer, som forestår betalingen af de beløb, såsom forudbetalt haveleje m.m. med fradrag af gæld såvel fra foreningens som medlemmernes side.
Den resterende formue udbetales til retablering af en haveforening med samme formål som Havekolonien Sønderskov.
13.3. Foreningen kan ikke opløses, så længe kontrakten med Sønderborg Kommune og Kolonihaveforbundets Sønderborgkreds er løbende.
§14. Vedtægtsændringer.
14.1. Ændringer i foranstående vedtægt skal indsendes til Kolonihaveforbundet for Danmark til udtalelse forinden generalforsamlingens behandling.
Denne vedtægt er vedtaget på foreningens generalforsamling d. 12. Maj 2001.